Оценка поставщиков начинается с классификации поставщиков по степени риска, связанного с закупаемым товаром/услугой. Группировка поставщиков позволяет определить необходимый уровень контроля и мониторинга. После классификации проводится анализ рисков и определяются мероприятия по выбору, утверждению и контролю поставщика.
По степени риска, связанного с закупаемым сырьём/вспомогательным материалом/упаковкой/услугой, поставщиков можно разделить на следующие группы (пример):
- Группа 1 – риски, связанные с закупаемым сырьём/вспомогательным материалом/упаковкой/услугой, существенные и их невозможно контролировать в производственном процессе;
- Группа 2 – риски, связанные с закупаемым сырьём/вспомогательным материалом/упаковкой/услугой существенные, но контролируются в производственном процессе;
- Группа 3 – риски, связанные с закупаемым сырьём/вспомогательным материалом/упаковкой/услугой, несущественные.
Исходя из анализа рисков, необходимо определить мероприятия по выбору для каждого поставщика.
Мероприятия по выбору, утверждению и последующему контролю поставщика могут быть следующие: анкетирование, самоаудит, исследования образца перед заключением договора, аудит поставщика, проверка образцов поступивших партий сырья, тестовый запуск в производство и др. (табл.1).
|
Группа Мероприятие |
1 | 2 | 3 |
| Проверка спецификации | + | + | – |
| Анкетирование (самоаудит поставщика) | – | – | + |
| Исследования, тестовый запуск в производство образца перед заключением договора | + | + | По необходимости |
| Аудит поставщика | + | + | – |
| Визуальный осмотр поступивших партий сырья | Каждая партия | Каждая партия | – |
| Согласование контрактных требований | + | + |
+ |
Например, в результате анализа может быть установлено, что для поставщиков из Группы 1 (риски, связанные с закупаемым сырьём/вспомогательным материалом/упаковкой/услугой, существенные и их невозможно контролировать в производственном процессе) необходимо проводить проверку спецификации; тестовый запуск в производство образца перед заключением договора; аудит поставщика; визуальный осмотр поступивших партий сырья; согласование контрактных требований.
Этапы проверки поставщика включают в себя следующее:
- Передачу поставщикам требований организации для ознакомления.
- Предоставление необходимых документов поставщикам для заполнения с целью получения полной информации о поставляемом товаре/услугах и системе обеспечения качества и безопасности.
- Получение и анализ заполненных поставщиком документов.
- Организацию и проведение аудитов на предприятиях поставщиков для оценки их системы обеспечения качества и безопасности.
- Разработку плана действий для устранения выявленных несоответствий.
- Проверку выполнения действий по устранению несоответствий.
Важно установить четкие критерии оценки поставщиков и регулярно обновлять их в соответствии с изменяющимися требованиями и стандартами. Критерии могут быть следующие: качество и безопасность продукции, сроки поставок, цены, условия оплаты и др.
Проведение проверки поставщика, как правило, включает:
- анализ условий хранения продукции;
- соблюдение требований законодательства;
- контроль технологических параметров;
- наличие системы менеджмента качества/ системы менеджмента безопасности пищевой продукции и др.
Проверку поставщиков рекомендуется осуществлять с помощью контрольных вопросов/чек-листов.
Вопросы для проведения аудита поставщика могут быть следующие:
- Существует ли на предприятии система менеджмента качества или безопасности продукции (ISO 9001, FSSC 22000 или др.)?
- Сертифицирована ли на предприятии система менеджмента качества или безопасности продукции? Кем сертифицирована?
- Имеется ли программа производственного контроля?
- Применяются ли надлежащие методы удаления отходов и хранения вредных веществ?
- Соблюдаются ли условия транспортировки продукции (транспорт должен быть без постороннего запаха, без посторонних предметов, без протечек)?
- Разработаны ли меры контроля, предотвращающие ухудшение качества и порчи продукции? (Возможные меры могут включать контроль температуры, влажности и/или другие виды контроля)?
- Имеется ли декларация на продукцию?
- Внедрены ли процедуры по уборке и очистке помещений и оборудования в полном объеме?
- Внедрены ли процедуры по техническому обслуживанию помещений и оборудования в полном объеме?
- Наличие аттестованной лаборатории на предприятии?
- Есть ли аттестат аккредитации (лицензия) на данный вид деятельности?
- Используется ли вторично переработанное сырье?
- Соблюдает ли персонал надлежащим образом правила личной гигиены?
- Оборудование отвечает установленным принципам к гигиеничности конструкции, включая использование материалов, совместимых с обрабатываемой продукцией и с чистящими или моющими средствами?
Результаты проверки обычно оцениваются по баллам и поставщику присваивается соответствующая категория.
Одним из решений, которое позволяет проводить аудиты (аудиты собственной системы, аудиты поставщиков), является облачное программное решение GRAIT Audit. Данное IT-решение представляет собой полнофункциональную систему, объединяющую возможности проведения аудитов и управления несоответствиями. Организации имеют возможность создавать собственные чек-листы для оценки поставщиков или использовать предустановленные чек-листы с типовыми формулировками несоответствий и рекомендаций. Применение данного программного решения позволяет проводить аудиты поставщиков системно, сократить время на планирование и проведение аудитов, улучшить взаимодействие с поставщиками, отслеживать динамику результатов по каждому поставщику.Как правило, ответственным за утверждение поставщика является представитель отдела закупок, который принимает решение после получения одобрения всех заинтересованных сторон (например, главного технолога, главного инженера, начальника производства и др.).
Результаты проверки и утверждения поставщика действительны обычно в течение года, после чего осуществляется повторная оценка. Компания переоценивает поставщика по ряду параметров (соответствие спецификации, ценовая политика, соблюдение графика поставок и другие). Переоценка может быть проведена и досрочно по запросу поставщика или по инициативе компании.
Необходимо также иметь план действий с поставщиком в случае выявления несоответствий, чтобы своевременно принять меры по их устранению.
Важно отметить, что компания вправе поручить проверку поставщика сторонней организации, что позволит обеспечить объективность и независимость процесса оценки.
Таким образом, правильная оценка поставщиков сырья/ вспомогательных материалов/ упаковки/ услуг является ключевым элементом обеспечения качества и безопасности производимой продукции. Систематическое проведение оценки, мониторинг и контроль за поставками помогают компании минимизировать риски, обеспечить стабильное качество продукции и укрепить партнерские отношения с поставщиками.
