Обзор вебинара «Ошибки аудитов. Разбор кейсов аудитов – как пройти аудит без ошибок?»

Вебинар организован компаниями «ИнтерКонсалт» и «Грэйт» при поддержке foodsmi. Участвовали около 100 человек из более чем 6 городов России, Египта и других стран.

Экспертами выступили Мария Кудашова, ведущий консультант «ИнтерКонсалт» и «Грэйт», аудитор с более чем 20-летним опытом, преподаватель, психолог; Надежда Кокотова, директор по качеству «МАСТЕРФУД», основатель проекта QUALITY CODE. Модерировала встречу Татьяна Демичева, руководитель отдела сопровождения Клиентов «ИнтерКонсалт» и «Грэйт».

Аудит – это всегда понятно. Аудиты бывают разные

Мария напомнила, что аудит, каким бы он ни был (первой/второй/третьей стороны), – это всегда четкая, структурированная проверка, а точнее, поиск соответствий. Критерии заранее согласованы, аудитор приезжает подтвердить, что организация соблюдает свои же правила и правила стандартов или законов.

Однако аудит остается для коллектива испытанием и, чтобы пройти его без ошибок (критических несоответствий), будет полезно ознакомиться с его структурой и с типовыми ошибками.

Этапы аудита. Распространенные ошибки

1. Подготовка.

2. Прибытие аудитора.

3. Ознакомительное совещание.

4. Аудит.

5. Итоговое совещание.

6. Действия после аудита.

Мария охарактеризовала каждый этап и назвала типовые ошибки. Так, во время подготовки случаются две досадные вещи: аудитору не высылают информацию по запросу; не соблюдают сроки. А когда на завод приезжает аудитор, о нем попросту могут забыть и не встретить либо «расстелить ковровую дорожку» и поступиться своими же правилами. Это, с одной стороны, по-человечески, лестно, но с другой – нарушает деловую этику. Аудитору придется указать на несоответствия.

Еще очень важно, чтобы в начале / в конце аудита (на совещаниях) присутствовал руководитель. Некоторые стандарты этого требуют, а другие, например ISO, мягко рекомендуют. Дело в том, что генеральный директор покажет ответственность начальства, о чем говорят все стандарты, да и здравый смысл.

Как можно больше вопросов нужно обсудить. Если аудит организован правильно и у проверяющего есть возможность выступить и поговорить с командой, это многое прояснит.

После аудита нужно не только устранить несоответствия, но и разобраться с их причинами. Как говорят аудиторы: не путать «коррекцию» с «корректирующим действием».

Часто бывает, что аудиторские рекомендации не выполняют или выполняют не полностью. Этой ошибки тоже нельзя допускать.

Если аудитор находит несущественные несоответствия и их не устраняют («они ведь несущественные!»), то через год, на следующем аудите, эти же недоработки он повысит в ранге и они станут критическими несоответствиями.

Мария после выступления ответила на вопросы слушателей в онлайне («нужны ли предупреждающие действия?», «обязательно генеральному директору или его представителю присутствовать на итоговом совещании?», «если несоответствие не устраняют, аудитор включает его в отчет?» и многие другие).

Аудит глазами проверяемых

Об опыте компании «МАСТЕРФУД» рассказала ее директор по качеству Надежда Кокотова. Компания вводила в производство как ингредиент кокосовую стружку. На аудите рухнула стена из стеклянных блоков, но аудит команда прошла.

Надежда рассказала о психологии аудита: как настроить себя и своих сотрудников на рабочий лад, как справляться с трудностями.

Страх перед аудитом может возникать из-за:

• синдрома самозванца (нам кажется, что аудитор раскроет наше незнание);
• боязни «слепых зон» (думаем, что аудитор раскроет то, чего мы не видим);
• ожидания «кары» (привыкли, что проверка = поиску виноватых).

Кроме того, Надежда предложила типологию аудиторов:

• системщик (оценивает систему в целом);
• прагматик (больше фокусируется на рисках);
• дотошный (может работать на листочках, крайне внимателен к мелочам);
• наставник (опытный, приводит примеры).

Рассмотрела, что оценивает аудитор:

• системность (процедуры работают?);
• живучесть (документами пользуются?);
• глубина понимания (сотрудники знают, что делают, или просто заучили инструкцию?);
• реакция на ошибки.

И объяснила, какие несоответствия настораживают проверяющего. Красные флаги аудитора:

• фальсификация данных;
• повторяющиеся проблемы;
• отсутствие культуры на нижнем уровне;
• агрессивная или защитная реакция и др.

Надежда также привела много примеров, как работникам НЕ надо и как лучше разговаривать с аудитором, как себя вести.

Аудит – это сотрудничество

Мария и Надежда показали структуру аудита, типовые ошибки и привели множество примеров из опыта. Главная установка: аудит – это сотрудничество и возможность роста как для работников, так и для предприятия в целом. Несоответствия – это нормально, с ними нужно работать.

После выступлений Татьяна озвучивала вопросы слушателей вебинара: могут ли аудиторы требовать, чтобы система соответствовала новым нормам FSSC (версии 7)? Что делать, если компания не согласна с выводами аудитора? И другие.

Вебинар в записи

Впереди еще много полезных вебинаров. Следите за анонсами!