В сегодняшней статье рассмотрим, что такое «документально-подтвержденная информация» (ДПИ)
Автор: Наривончик Сергей, инженер по качеству и безопасности пищевой продукции, разработчик специализированного ПО "Аудит СМ"
При этом термины «документ», «документация», «документально-подтвержденная информация» означают одно и тоже и носят одинаковый смысл.
В начале данной статьи рассмотрим значимость каждого элемента в целом для системы. В психологии существует понятие как «круг жизни» или «колесо баланса», которое используется для анализа сфер деятельности человека. Применим данный принцип и для анализа систем менеджмента – Рисунок 1. Для примера, в качестве элементов системы рассмотрим: лидерство руководства; документально-подтвержденная информация (ДПИ); внутренний аудит (ВА); оборудование; персонал; принципы HACCP; управление несоответствиями (НС); анализ со стороны руководства (АСР); процессный подход (ПП); ресурсы; политика, цели; контекст организации.
а) Целостная система менеджмента б) «выпадение» одного элемента в системе менеджмента
Рисунок 1 – Колесо баланса системы менеджмента
Из круговой диаграммы видно, что «выпадение» хотя бы одного элемента системы оказывает негативное влияние на всю систему в целом, а как результат и на общую скорость развития системы. Поэтому важно проводить постоянно действия, направленные на развитие и становление системы на предприятии, а также становится понятным почему важен каждый элемент системы.
В рамках абсолютно каждой системы создается достаточно большое количество документов. Отсюда делаем вывод: документ может существовать без системы, а система без документов не может.
Для всех, кто начал свой трудовой путь на благо качества до 2015 года, больше знакомы термины «управление документами» и «управление записями». Почему именно 2015 год? Это связано с появлением новой версии международных стандартов ISO 9000 и ISO 9001.
Стандарт ISO 9000:2015 определяет «документированную информацию» как «информацию, которая должна управляться и поддерживаться организацией, и носитель, который ее содержит».
Документированная информация может быть любого формата и на любом носителе, и может быть получена из любого источника.
Документированная информация может относиться:
- к системе менеджмента, включая соответствующие процессы;
- к информации, созданной для функционирования организации (документация);
- к свидетельствам достигнутых результатов (записи).
П. 7.5 ISO 9001:2015 определяет: «Система менеджмента качества организации должна включать:
- документированную информацию, требуемую стандартом ISO 9001;
- документированную информацию, определенную организацией как необходимую для обеспечения результативности системы менеджмента качества».
Не стоит забывать, что объем документированной информации для системы менеджмента может отличаться в разных организациях в силу:
- размера организации и вида её деятельности, процессов, продукции и услуг;
- сложности процессов и их взаимодействия;
- компетентности персонала.
При создании и актуализации документированной информации организация должна обеспечить соответствующие:
- идентификацию и описание (например, заголовок, дата, автор или ссылочный номер);
- формат (например, язык, версия программного обеспечения, графики) и носитель (например, бумажный или электронный вид);
- анализ и утверждение с точки зрения пригодности и адекватности.
Кроме документа «Управление документально подтвержденной информацией» целесообразно создать отдельный документ «Правила оформления документации». Данный документ включает все важные элементы, такие как:
- формат документа;
- шрифт, с помощью которого составляется документ;
- состав документа (обязательные элементы документа);
- место хранения (сервер, шкаф для документов и т.д.);
- формат хранения;
- и т.д.
Например, на рисунке 2 представлено содержание внутреннего документа «Управление документально-подтвержденной информацией». Содержание включает в себя все обязательные элементы, включенные в «Правила оформления документации».
Рисунок 2 – Оглавление процедуры «Документально-подтвержденная информация»
Идентификация осуществляется путем размещения на каждом листе документа таблицы с реквизитами. Заполненная таблица представлена на рисунке 3.
Рисунок 3 – Идентификационная таблица документа
Документированная информация, требуемая системой менеджмента качества и стандартом ISO 9001, должна находиться под управлением для обеспечения того, что она:
- доступна и пригодна для применения там, где и когда она необходима;
- адекватно защищена (например, от потери конфиденциальности, ненадлежащего использования или потери целостности).
В качестве простого и относительно дешевого варианта реализации требований применяются следующие способы:
- предоставление доступа всем заинтересованным сторонам на ресурс (сервер, облако и т.д.), где выложены отсканированные версии актуальных на сегодняшний день документов;
- выдача копий утвержденных документов сотрудникам, которые используют данные документы в повседневной деятельности.
Использование пакета Microsoft Office (Excel, Word) достаточно широко применяется для учета и ведения учета действующих на предприятии документов. В качестве подсказки предлагаю использование режима «Исправления» в Microsoft Word. При включении данного режима появляется возможность отследить, кто и какие правки вносил до момента принятия или отмены исправлений.
Бумажно-электронный учет документации был и остается наиболее распространенным форматом ведения документации, не исключение и предприятие, где тружусь сам. При этом у нас осуществляется учет выдачи регламентных документов, используя форму, представленную на рисунке 4.
Рисунок 4 – Форма журнала учета-выдачи внутренних нормативных документов
В современный век высоких технологий все больше компаний переходят на электронный документооборот, который позволяет:
- своевременно информировать о необходимости актуализации документов;
- показывать все этапы прохождения согласования документа;
- показывать вносимые правки на каждом этапе в документ.
Как Вы понимаете это достаточно затратное мероприятие финансово и организационно. Согласитесь, куда удобнее пользоваться одним программным продуктом, в котором учтены все требования нормативных документов. Мы с Вами рассмотрели практический способ соблюдения требований международного стандарта ISO 9001:2015.
А теперь представим весь процесс управления документацией в виде схемы, представленной на рисунке 5.
На рисунке 6 представлена схема управления документацией, но уже с применением цикла PDCA.
Рисунок 6 – Схема управления документацией с применением цикла PDCA
Фактически управление ДПИ включает в себя как документацию, в которой описаны деятельность / процесс, так и записи (формы, отчеты, журналы и т.д.), которые служат для подтверждения проведенной деятельности.
Все мы связаны с разработкой и актуализацией документации в области системы менеджмента, а также своей повседневной деятельности предприятия, и понимаем насколько важно разработать документ, в котором наиболее полно и понятно описан процесс работы со всеми документами предприятия. При этом надо не забыть, что он должен быть и кратким. Об этом еще говорил сам А. П. Чехов:
Краткость – сестра таланта
В своей профессиональной деятельности встречал огромные труды – документы, где присутствуют огромные блок-схемы, описывающие действия с документами в различных ситуациях.
И, как не трудно догадаться, каждому сотруднику потребуется потратить достаточно много времени и сил, чтобы разобраться с данным документом, но при этом все равно останутся вопросы, которые смогут решиться (в лучшем случае) после того, как ответственный сотрудник своими ногами пройдет весь путь от создания документа до его утверждения и актуализации. А как следствие такой документ создан только для того, чтобы соблюсти формальный признак.
Одной из возможных альтернатив блок-схем являются таблицы. Данной альтернативой воспользовался сам при описании процесса работы с документами. Результат представлен в таблице 1. Предлагаемый вариант таблицы хорошо подходит для небольших предприятий. Применение таблицы 1 и описание процесса, представленного на рисунке 5, и лежит в основе документа, разработанного мною.
Не стоит также забывать, что документ – это живой организм, который живет своей жизнью, и чем понятнее он будет составлен, тем проще ему будет вписаться в общую работу предприятия, а как следствие им будут пользоваться чаще.
Приспособленность документа к работе давайте сравним с тем, как «дышит» документ:
- полной грудью (полностью рабочий документ, который используется в качестве помощника);
- с помощью прибора искусственной вентиляции легких (документ носит формальный характер и достаётся только на время проверки).
* Уровни документации носят условное деление
